Los procesos o el área de Control de Gestión, así como la figura del Controller forman parte desde hace tiempo del organigrama y del staff de medianas y grandes empresas. Del mismo modo, los directivos de este tipo de compañías reconocen el valor del trabajo que desempeñan los profesionales del controlling. Sin embargo, lo que me encuentro a diario en los últimos años de mi trayectoria profesional, es que el control de gestión y el Controller son aún grandes desconocidos en las pequeñas empresas y micropymes.
La realidad del pequeño comercio
María es dueña de varias tiendas físicas de productos de salud infantil, facturando anualmente cerca de un millón de euros, con una plantilla media de nueve trabajadores Su día a día consiste en lo que ella conoce como “apagar fuegos”. Apenas puede revisar las ventas diarias y semanales, por lo que la supervisión exhaustiva de los costes asociados a estas ventas le resulta imposible de gestionar y analizar. Sobre todo, para poder adelantarse y tomar mejores decisiones estratégicas en su negocio.
Como ella, conozco a otros empresarios y empresarias que se encuentran en la misma situación. Su principal preocupación en la gestión diaria es controlar las ventas y reaccionar rápidamente, aunque con falta de información. De aquí que caigan en el error de perder de vista el análisis completo de la gestión, teniendo en cuenta y analizando al detalle los gastos, cada proceso productivo, calculando los distintos escenarios posibles. Incluso, en ocasiones, no disponen de un control de las necesidades de tesorería del negocio.
La situación económica actual está poniendo de manifiesto la importancia de realizar un análisis más detallado de todos estos aspectos para tener mayor capacidad de reacción ante situaciones de emergencia. O al menos, disponer de la información más exacta a la hora de la toma de decisiones.
Cómo convencer al empresario de su importancia
En mi experiencia, siempre muestro a mis clientes las ventajas de implantar un sistema de control de gestión en el negocio. El objetivo es que puedan recuperar el control de su empresa para que crezca en el corto y en el largo plazo, que es justo lo que todos buscamos.
Más concretamente, les expongo dos aspectos incuestionables:
- Su negocio mejorará en el corto-medio plazo gracias a una mayor precisión en la toma de decisiones. Además, se tomarán con la antelación necesaria y, en consecuencia, aumentará la capacidad de planificación en función de distintos escenarios.
- Su negocio será más viable en el largo plazo, ya que entenderá mejor cómo evoluciona gracias a los datos generados, su estimación, medición y supervisión de las desviaciones, elemento clave este último en la viabilidad futura de una pyme.
Herramientas clave
Una vez convencidos de las ventajas, es necesario que entiendan las herramientas que facilitan la implantación de estos procesos mejorando la gestión del negocio y el análisis. Las que considero imprescindibles son:
- Transformación digital. Se trata de abordar la digitalización de todos los procesos y departamentos de la pyme: hojas de trabajo, documentación, manual de procesos, comunicación digital en todos los niveles internos y externos, gestión del tiempo y tareas de todo el equipo.
- Desglosar y analizar la información. Una labor para la que es preciso apoyarse en herramientas digitales que permitan recopilar datos del proceso productivo completo de manera más fácil para la dirección.
- Gestión de la tesorería como herramienta financiera clave en situación de emergencia.
- Formación de parte del equipo y/o de la dirección sobre el desempeño del Controller, o bien, buscar asesoramiento externo, ya que es necesario disponer de algunos conocimientos financieros contables para desarrollar un control de gestión efectivo y que resulte un valor añadido en el negocio.
Estas herramientas, y muchas otras, las aplican a diario en grandes y medianas empresas, pero hoy también están al alcance de las pequeñas empresas y micropymes.
El proceso hacia la digitalización de toda la gestión es la única manera de permanecer en el mercado actual, puesto que exige un alto grado de flexibilidad de las empresas tanto en sus procesos como en la toma de decisiones.
Si conseguimos que empresarios como María entiendan las ventajas y apliquen estas herramientas, podremos decir con seguridad que la capacidad de nuestras micro y pequeñas empresas de afrontar la crisis de la COVID-19 aumentará y, con ello, el bienestar de toda la sociedad.
