En el complejo ámbito de la industria, donde la precisión y la eficiencia son primordiales, el rol del Controller y del director financiero va mucho más allá de manejar simples números. Cada vez más, una de sus competencias fundamentales es el dominio del arte de la comunicación, entender los matices conductuales en la toma de decisiones y presentar la información financiera de una manera que impulse la acción e inspire el cambio.
Guiar los procesos de toma de decisiones
El trabajo del Controller, con independencia de gestionar presupuestos y previsiones, también implica otras cuestiones de valor como influir en el comportamiento de las personas que forman parte de la organización y guiar los procesos de toma de decisiones.
Esta especie de control financiero conductual conlleva entender cómo los individuos y los equipos dentro de la organización perciben y reaccionan ante los datos financieros. Comprender esta circunstancia es crucial, puesto que el objetivo del Controller es presentar la información de forma que motive y guie las decisiones estratégicas.
Presentar la información de forma clara y objetiva
Un aspecto clave es reconocer los sesgos y heurísticas, en tanto que fenómenos complejos que influyen en la toma de decisiones. Tal es así que los directivos suelen confiar en su intuición y experiencias pasadas, lo que a veces puede llevar a tomar decisiones que no sean las óptimas. De aquí que, al presentar la información financiera de manera clara y objetiva, se puede ayudar a mitigar estos sesgos y asegurar que las decisiones se basen en datos precisos y completos.
Piedra angular del control de gestión
Sin duda, la comunicación efectiva es la piedra angular del éxito en el control de gestión. No basta con compilar y analizar datos, el verdadero desafío para el Controller radica en presentar esta información de manera que resulte comprensible y útil para las diferentes partes interesadas. Esto requiere una comprensión profunda del público, así como de la capacidad de adaptar el mensaje.
Lenguaje claro y foco en los puntos clave
Y es que, aunque los datos puedan ser abrumadores, el trabajo del Controller es hacerlos accesibles y atractivos. Es aconsejable usar un lenguaje claro, huyendo de la jerga financiera, y poniendo el foco en los puntos clave. Además, acompañarlos de elementos como los gráficos y las tablas, pueden transformar los números complejos en visuales fácilmente comprensibles. Recuerda la célebre máxima: una imagen vale más que mil palabras.
Elementos visuales para presentaciones de datos financieros
Estos son algunos de los elementos visuales de utilidad para el Controller:
Gráfica de pastel. También conocida como gráfico circular, es apropiada para mostrar el tamaño relativo de los componentes dentro de un todo. Es el principal recurso estadístico para representar porcentajes y proporciones. Cuanto más simple, mejor resultado, por lo que no debe tener más de seis o siete segmentos.
Histograma. Esta representación gráfica es útil para presentar información comparativa y resaltar gastos o ingresos significativos.
Gráfico de línea. Es el idóneo para ilustrar tendencias a lo largo del tiempo, como el crecimiento de las ventas o la reducción de gastos.
Gráfico de barras. Efectivo para comparar diferentes conjuntos de datos o mostrar evaluaciones de desempeño.
Gráfico de ejes combinados. Útil para presentar dos conjuntos de datos relacionados, como ingresos y márgenes de beneficio, en un mismo gráfico.
Gráfico de cascada. Apropiado para mostrar el impacto incremental de diferentes factores en una métrica particular como, por ejemplo, los cambios en los ingresos.
Facilitar la exploración y comprensión a las partes interesadas
En la era digital, aprovechar las herramientas y tecnologías avanzadas puede mejorar de forma significativa la comunicación financiera. El uso de recursos como Tableau y Power BI permiten la creación de informes interactivos y dinámicos que pueden actualizarse en tiempo real. Estas soluciones permiten presentar datos de manera más atractiva e interactiva, al facilitar que las partes interesadas exploren y comprendan la información.
Tacto y diplomacia, otras habilidades clave para el Controller
Por otro lado, el tacto y la diplomacia son otras habilidades clave para el Controller. A menudo, los profesionales del control de gestión manejan información sensible y deben navegar por dinámicas interpersonales complejas. Aquí es donde entra en juego la inteligencia emocional. Entender y gestionar las propias emociones, así como las de los demás, es crucial para construir confianza y fomentar la colaboración.
Por citar un ejemplo, a la hora de presentar resultados financieros negativos o recomendar medidas de reducción de costes, es importante abordar la situación con empatía y sensibilidad. Reconocer el impacto potencial en los equipos y los individuos, así como enmarcar el mensaje de manera constructiva, puede ayudar a mitigar la resistencia y fomentar una respuesta positiva.
Cómo comunicar la información financiera
Así, la comunicación efectiva es una habilidad esencial que permite al Controller conectar y entenderse con todas las áreas del negocio. Algunas pautas para poner en práctica esta competencia son las siguientes:
- Simplificar los datos complejos. Es imprescindible utilizar ayudas visuales como gráficos, tablas y paneles de control para presentar datos financieros complejos de manera clara y concisa. Los elementos visuales permiten resaltar tendencias e insights clave, facilitando la comprensión de la información por parte de la audiencia.
- Contar una historia. Aunque parezca complicado, no lo es tanto. Se trata de enmarcar los datos financieros dentro de una narrativa que resuene con la audiencia. Se pueden usar ejemplos y anécdotas de la vida real para ilustrar puntos clave y hacer que la información sea más atractiva.
- Ser transparente. Puesto que la transparencia construye confianza y credibilidad, es interesante proporcionar contexto e información de fondo para ayudar a entender las suposiciones y metodologías que están detrás de los datos financieros.
- Enfocarse en conclusiones prácticas. Destacar los puntos clave y las acciones recomendadas es primordial. Hay que asegurarse de que la audiencia entienda las implicaciones de los datos financieros y los pasos que deben darse.
- Practicar la escucha activa. Se trata de una estrategia de comunicación que demuestra respeto y ayuda a abordar cualquier preocupación o malentendido. De aquí la importancia de fomentar la retroalimentación y las preguntas de la audiencia.
Controller, fuente de inspiración
En el entorno cambiante en el que se mueve el Controller, la capacidad de comunicar información financiera de manera efectiva, además de una habilidad, es una potente herramienta transformadora. Al comprender los aspectos conductuales de la información financiera, dominar el arte de la comunicación y aprovechar la inteligencia emocional, los profesionales del control de gestión no sólo informan, también inspiran.
Cada gráfico, cada tabla y cada palabra tiene el poder de transformar datos en decisiones y de convertir los números en narrativas que impulsan el cambio. Al comunicar con claridad y empatía, el Controller puede guiar a las organizaciones hacia un futuro más brillante y sostenible.
Transformar la percepción de la información financiera
Recordemos que detrás de cada cifra hay una historia, y detrás de cada decisión, un impacto. Los Controllers y directores financieros tienen la responsabilidad y la oportunidad de ser los arquitectos del cambio, de construir puentes entre los datos y las decisiones, y de liderar con visión y propósito. Pueden transformar la manera en que se percibe y se utiliza la información financiera, inspirando a los equipos y organizaciones a alcanzar nuevas alturas. La comunicación efectiva no es sólo una herramienta, es el catalizador que puede convertir el potencial en realidad y los desafíos en oportunidades.
Aarón Rodríguez Escobar, director financiero en Surpan y CCA Certificate®
