En tiempos de cambio y de incertidumbre, el presupuesto se vuelve aún más valioso en las organizaciones. Con independencia de su función de control de gestión para minimizar riesgos y mantener el plan de operaciones de la empresa, su interiorización por parte de cada persona con responsabilidad en las diferentes áreas de una compañía es fundamental para alcanzar los objetivos.
Algunos profesionales del control de gestión consideran la elaboración presupuestal como un sistema complejo de gestión de dinero difícil de estructurar; otros, lo perciben como una herramienta de control de gastos y/o un Excel en el que se refleja lo que han de cumplir en colaboración con los directores. Ambas impresiones pueden ser ciertas de acuerdo a la cultura presupuestal con la que cuente la empresa. Pero, hoy día, se impone una nueva perspectiva.
El presupuesto, elemento de mejora continua
En un momento como el actual, la elaboración de un presupuesto debe de ir de la mano de la gestión del mismo. Esto implica no solo el control y seguimiento presupuestal, sino la interiorización de que a través de él se pueden lograr los objetivos que una empresa se plantea. Para implantar en una organización esta nueva circunstancia, es imprescindible modificar la óptica y empezar a considerar que el dueño del presupuesto no es solo el área de Control de Gestión o el de Finanzas, sino cada persona que forma parte de algún proceso dentro de la compañía.
El resultado de este adoptar este planteamiento se convierte en factor determinante para la gestión presupuestal, pero también en el crecimiento y desarrollo empresarial como parte de su proceso de mejora continua.
Cómo gestionar con éxito el presupuesto
Partiendo de esta nueva visión, hay otros cinco aspectos claves que se deben considerar para lograr una gestión exitosa de un presupuesto.
Conocer el negocio: puede sonar obvio, pero en ocasiones se comete el error de elaborar un presupuesto a partir de los números que figuran en los Estados de Resultados, sin conocer cómo funcionan los procesos del negocio. En ese sentido, es importante reconocer aspectos como la estacionalidad de las ventas, los procesos de fabricación de los productos y/o servicios, el portafolio de productos y sus características y la gestión operativa, entre otros, puesto que el presupuesto debe de ser un fiel espejo cómo va a conducir la compañía su negocio.
Conocer la estrategia: para elaborar un presupuesto es vital que los altos mandos logren realizar la llamada «evangelización» del plan estratégico. Decantar la estrategia es quizás la etapa inicial más importante, sin embargo, no es lo que causará mayor impacto en el resultado. Para impactar de lleno, además de desplegar la estrategia, hay que lograr comprometer a los equipos de trabajo explicando que el camino elegido por la compañía es el adecuado, a través de una comprensión real de los beneficios y de la manera en que se conseguirán los objetivos. En esta tarea, los líderes de equipo y los Controllers son la llave del éxito.
Reconocer indicadores claves: cada persona que elabora el presupuesto, ya sea personal o empresarial, tiene que saber reconocer qué indicadores son claves para alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, es esencial que conozca la manera en que las decisiones que se han tomado y que se encuentran plasmadas en el presupuesto impactan en estos indicadores.
Por ejemplo, si hablamos de un presupuesto individual y queremos comprarnos una vivienda, debemos tener claro qué aspectos serán vitales a la hora de tomar la decisión de compra (para algunos será la ubicación, para otros los metros cuadrados, para otros el coste…). También, cómo vamos a manejar las variables correlacionadas para llegar a ese fin: si debo ahorrar el 10% del valor del inmueble en dos años y en el corto plazo no espero recibir nuevos ingresos, deberé tomar la decisión de qué gastos recortar para cumplir el objetivo. Del mismo modo, en una empresa es primordial conocer los indicadores clave que permitirán establecer el camino a seguir y cómo se verá impactado por las decisiones operativas que se tomen.
Incorporar políticas, programas, metas y responsables: la finalidad de estas medidas es integrar a todas las partes que conforman el presupuesto. Las metas deben ser claras, al igual que los responsables de cumplirlas para poder realizar un seguimiento. Tener una meta a tu nombre y con objetivo claro, ayuda y presiona a trabajar en el cumplimiento del mismo.
Esquema 360 (circular) de gestión presupuestal: atado a la retroalimentación operativa, es una forma de conocer de primera mano si se alcanzarán fácilmente los objetivos o, por el contrario, hay que realizar cambios en algunos aspectos operativos para lograrlos. Para ello, hay que mantener un contacto constante con toda la línea del proceso. Por ejemplo, si hablamos de una entidad financiera, desde la persona que promociona los créditos en la calle, que brinda el contacto con la realidad del mercado, hasta con los directivos, a quienes se les deben presentar los cuellos de botella identificados, así como las posibles soluciones e impactos de las mismas.
Por supuesto, existen otros aspectos que también son relevantes para la gestión estratégica del presupuesto, como el alineamiento general, el rol de las iniciativas, la metodología de elaboración o el flujo de caja. Sin embargo, si no se cumplen los cinco previos, es probable que la ejecución del presupuesto sea una cuestión de azar más que una gestión exitosa del cambio organizacional.
