“La economía es la única ciencia que predice las cosas después de haber pasado”. Fue la primera frase que escuché en clase de la por entonces llamada licenciatura en Economía. Durante unos segundos, el impacto que me produjo no pudo ser más negativo.
La matización que escuché a renglón seguido en esa clase quizá no me tranquilizó, pero me aterrizó en la realidad: “nunca acertaremos lo que va a pasar exactamente, no obstante si simulamos continuamente diversos escenarios y trabajamos en medidas para que se maximice o llegue lo que esperamos, tendremos muchas más posibilidades de conseguirlo”.
Análisis de escenarios en el control de gestión
A lo largo de años de experiencia en mi vida profesional no sólo lo he podido confirmar, sino que he comprobado, que el análisis de escenarios es una de las vertientes clave en la función del Controller en las empresas. En control de gestión es crucial adelantarse a lo que pueda suceder para tener acciones preparadas que nos permitan alcanzar el objetivo o acercarnos lo máximo a él en todos los escenarios posibles si las cosas no marchan como queremos.
Practicar la mejora continua
Otro aspecto fundamental a considerar ante escenarios tan teóricos como los económicos es poner en práctica el principio de la mejora continua. Aunque los Controllers no sabremos con exactitud el nivel de mejoría que alcanzará la compañía, si mejoramos continuamente y estamos abiertos a este cambio, sin duda progresaremos.
Veamos cómo desde el ámbito del control de gestión se pueden trabajar ambas cuestiones en un concepto teórico como es el punto de equilibrio o breakeven, punto en el que un negocio no tiene pérdidas ni ganancias.
Cómo debe gestionar el Controller el punto de equilibrio
El punto de equilibrio es una fórmula teórica que proporciona una cantidad con unos ítems que nunca se cumplirán, pero el Controller debe conocer las premisas a trabajar y mejorar continuamente para que la cifra tienda a alcanzarse con menos necesidad de volumen.
Los tres puntos a gestionar son:
Ingresos. En una economía de mercado con la evidencia de la pérdida y consecución de pedidos se puede averiguar fácilmente dónde está nuestro precio de venta de mercado.
El Controller tiene la posibilidad de conocerlo e intentar optimizarlo. Pero desde la vertiente de ingresos lo más correcto es utilizar las herramientas disponibles, como lo analítica, para intentar vender productos y líneas con más margen y minorar a lo estrictamente necesario las líneas de poco margen.
Esto sin duda no proporcionará una cifra exacta de venta, pero sí se sabe que mejorará los beneficios y permitirá alcanzar antes el punto de equilibrio.
Costes fijos. Está claro que cuantos menos gastos fijos tenga la empresa antes alcanzará el punto de equilibrio y en tiempos de crisis tendrá menos dificultades ante caídas grandes de la demanda.
El Controller puede identificar y proponer varias herramientas para reducir los costes fijos:
Tecnología. Cuanto más eficientes sean los procesos estructurales de la compañía, menos gasto fijo indirecto tendrá que destinar por cada coste directo variable.
Outsourcing. Es una opción que permite externalizar los procesos o partes del proceso que no forman parte del know how de nuestro negocio.
Salarios variables. Cambiar las estructuras de costes fijos tradicionales por un mix variable versus fijo cada vez mayor. En muchas empresas, la parte estructural de trabajo de oficina está alcanzando de media umbrales del 30% y más porcentaje aún en el caso de los equipos directivos que suponen gran parte del coste fijo salarial de las organizaciones por la pirámide salarial.
Sustituir los alquileres por inversión. Algunos alquileres permiten usar temporalmente un bien y no tener un gasto fijo durante los años que dure el activo ni los gastos financieros del activo adquirido.
Costes variables. De igual forma, cuando se logra reducir los costes variables, antes se alcanza el punto de equilibrio.
El Controller también puede trabajar, identificar y ayudar en la reducción de los costes variables:
Reducir los precios compra de los inputs. Lógicamente, comprar inputs más baratos reduce los costes más baratos.
Detectar productos sustitutivos con I+D. Encontrar inputs que sustituyan a los habituales de manera más económica permitirá rebajar los costes variables en el total cost.
Mejorar los procesos. La mejora continua de procesos ayuda a reducir el tiempo de inputs de mano de obra y de consumo, con lo que se reducen igualmente los costes variables.
La importancia del Valor Económico Agregado
Realizando las tareas mencionadas, es posible alcanzar los objetivos de reducir el punto de equilibrio de una empresa. Sin embargo, faltaría otra vertiente del Controller a tener en cuenta: la eficiencia. No se trata sólo de mejorar o conseguir algo, también tiene que hacerse con los medios adecuados que, aunque parezca obvio, no siempre se tienen en cuenta en los análisis o en las propias empresas.
Para este fin es de especial interés otra formulación teórica: el Economic Value Added (EVA) o Valor Económico Agregado, que se utiliza para calcular el beneficio económico real que obtiene una empresa.
Una parte de la fórmula permite maximizar los beneficios sin contar con los intereses y su parte deducible. En la otra parte, por el contrario, se resta el capital invertido.
Esto quiere decir que el Controller no puede fijarse sólo en la cuenta de pérdidas y ganancias, también se tiene que acostumbrar a valorar los recursos necesarios para conseguirlo que suelen estar en el balance.
Por tanto, el Controller debe tener claro que no vale con reducir los puntos de equilibrio y mejorar las cuentas de pérdidas y ganancias. Cuando realiza este tipo de trabajo no puede dejar de tener en cuenta un indicador de mejora real de la eficiencia y, sin duda, el más recomendable es el EVA.
