Entre las prioridades que tiene afrontar el Controller en la actualidad en las empresas destacan la necesidad de controlar y analizar de forma eficiente todos los datos y, en estos días de incertidumbre pospandemia, encontrar la forma adecuada de mejorar los procesos en las organizaciones para hacer frente a la nueva normalidad.

El Instituto de Controllers da respuesta a estos desafíos a través de dos posts en el Blog CCA firmados por Controllers certificados CCA® que aportan, en base a su experiencia en el sector privado, las posibles soluciones a llevar a cabo en las organizaciones a medio y largo plazo.

Controlando el descontrol con los sistemas de información

En este post del blog del Instituto de Controllers Berenice Barricarte, experta CCA Certificate®, explica las ventajas de contar con un buen sistema de información que ayude a recoger, almacenar, procesar y distribuir información de utilidad para todos los procesos de cada empresa.

Según Barricarte, en el momento inicial de creación de una startup es habitual gestionar los datos en hojas de cálculo. Pero, “según va creciendo la actividad empresarial, se va generando la necesidad de controlar y abarcar más información”. Por ejemplo, el control de presencia de los trabajadores, el tiempo dedicado a cada proyecto, facturación o gastos, que serán cada vez mayores.

La figura del Controller aparece cuando se hace evidente la “necesidad de incorporar al equipo una persona que se encargue de unir estos datos, número e informes”, asegura Berenice Barricarte.

Ventajas de implantar un sistema de información

Entre los beneficios más importantes para las organizaciones destacan:

  • La posibilidad de tener la información siempre disponible y accesible.

  • Se agiliza la toma de decisiones.

  • La comunicación entre los equipos y sus miembros se hace más fluida.

La persona que va a gestionar todos los datos de la empresa (el Controller) tiene que tener un gran conocimiento de herramientas como Excel, Power BI o Google Sheets para, en palabras de Berenice Barricarte, “ayudar a crear dashboard con la información más relevante y, al mismo tiempo, jugar con diferentes escenarios, a la vez que planificar correctamente la interconexión entre sistemas”.

Para sacar el máximo provecho al sistema de información es clave “definir los querys que necesitamos conocer, planteándonos preguntas como: ¿qué queremos medir? ¿cuándo queremos medirlo?¿para qué queremos medirlo? Y procurar que el sistema de información pueda darnos las respuestas a las mismas”.

Cómo mejorar en tiempos de incertidumbre

En otro de los post del blog CCA Óscar Escribano, IT Senior Controller y CCA Certificate®, muestra la estrategia a dos años que sigue el departamento de Tecnología de la Información (TI) de su empresa.

Para hacer más eficiente el área se iban a llevar a cabo, según Óscar Escribano, “las líneas maestras del buen control de gestión: la alineación de las necesidades del departamento con las demandas del negocio y sus clientes, así como seguimiento y control periódicos de los presupuestos anuales para disponer de forecasts lo más actualizados y precisos posibles”.

Para alcanzar esos objetivos los esfuerzos se iban a centrar en tres actuaciones:

  • Garantizar la calidad de los datos y su tratamiento.

  • Automatización de todos los procesos que no aportan valor añadido.

  • Encajar las necesidades de presupuesto del departamento de TI en las demandas del usuario final.

Según Escribano, el confinamiento trastocó todo lo que se quería desarrollar cuando se impulsó el departamento. “Tuvimos que empezar a improvisar, con la mayor de las precisiones, un manual de supervivencia que nos permitiese, si no mantenernos a flote, al menos no ahogarnos”.

En base a esa situación imprevista se sacaron cuatro conclusiones:

  • No hay estrategias ni tácticas válidas ante la incertidumbre.

  • Es importante poner al equipo en el centro cuando el cliente deja de serlo.

  • Si el proveedor entiende la diferencia entre sacrificio y esfuerzo deja de ser un simple distribuidor y se convierte en socio.

  • Se avanza cuando se deja de confundir lo urgente con lo importante.

Puedes leer estos posts completos en el blog CCA del Instituto de Controllers, donde encontrarás artículos de opinión sobre control de gestión firmados por grandes expertos que aportan su experiencia profesional en este ámbito.